GTD, 日历和笔记

我是从换到 Android 手机开始使用电子日历的。外国人在使用实体日历时,会常常把重要的事情写在日历上,我们可以从很多外国电视剧里看到这样的情节,但我在之前连实体日历都没有,更不要说写日历了,有什么事情完全靠人脑硬记。
而在那时,我还没有接触到 GTD(Get Things Done)的概念。如果我在白天得知晚上需要从家里带一件东西到公司,我会新建一个日历事件:晚上 20:30 – 21:00,带 XX 物品到公司。你说这样有问题吗?其实也没有什么大问题,能够定时提醒,我的目的就达到了。

换到 iPhone 后,我才开始使用自带的『提醒事项』来实现 GTD。提醒事项是 iCloud 的功能之一,而其实 Google 也有自己的 GTD 系统 Google Task,但却很奇葩地没有提供一个官方客户端,导致大家都去找各种第三方工具来实现和 Google Task 同步的 GTD,所以我也忽略这个 Google 提供的云服务。

GTD 和日历有什么不同呢?电脑玩物的站长 Esor Huang 在这里简要叙述过它们的区别,而我再结合自己的实际用法总结一下:
如果我有一个事情必须在某天(某时)参加,比如和某人一起吃饭,比如买好的车票机票,我会在日历上标注起来;我现在也通过微软的日历系统订阅很多公共日历,比如球队的比赛日程;别人的生日,自己的纪念日,这些也都是日历上的内容。它们应当是我必须去参加的事务,或者哪怕我不参加(凌晨4点的比赛直播之类的),它也一定会在那里定时发生,错过就没有了
如果我有一个事情必须靠自己去完成,而这个动作发生的时间其实并不需要很精确,我最多需要确保它不晚于某个时间附近去完成,那这就是 GTD 的活了。

结果我发现,很多事务都应当从日历转移到 GTD 上,比如每个月交电话费什么的,一样需要定期循环执行,一样定时提醒(iOS 还可以定点提醒,但我觉得没那么好用)但我可以提前完成,完成以后标记一下,到期便不会提醒了,这种状况用 GTD 更加合适。

除了系统自带的提醒事项以外,还有很多看起来更加专业的软件可以实现 GTD,比如卖两百多块的 Omnifocus,比如被微软收购的 Wunderlist(奇妙清单)。因为 iCloud 在我的电脑上出了点 RP 导致邮件、日历和提醒事项无法在 Outlook 上同步(不确定是不是最新版 iCloud 不支持 Office 2016 的锅),我也曾经跨平台地试用过 Wunderlist,最终还是回到了系统自带提醒事项,原因有以下几点:
1. 我真的没有那么牛逼哄哄每天各种事务忙个不停需要用更加专业的软件来安排打理
2. 系统自带提醒事项能够更好地和其他软件协同工作,比如通知中心和我使用的日历软件 Calendars
3. 跨平台也没有想像中的那么美好,同步功能偶尔会 RP 一下,而提醒先后以一两秒的间隔在三个设备(手机、平板、电脑)上弹出也是一种可怕的体验

GTD 的云同步我现在使用苹果自家的 iCloud,虽然微软 Hotmail 账户也可以同步提醒事项,但似乎只能建立一张任务清单,而 iCloud 账户可以建立多张并和联系人共享。如果我以后换平台的话,手动把所有待办事项敲到 Wunderlist 里看起来也不是什么难事。
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Calendars 现在可以在日历界面里以复选框显示系统自带提醒事项里的待办任务,并且可以直接标记完成,似乎是最近才加入的新功能,以前我记得看起来和普通全天日历事件没什么两样。
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出于抢占市场的动机,各家软件都会在自己的领域涉足一些别家的功能,比如 Wunderlist 会允许在待办事项的备注里插入图片或大量文字,比如 Evernote 现在也有类似 GTD 的笔记提醒系统。很多边缘化的东西如购物清单、旅行前的物品 Evernote 会教你用 Evernote 来做,Wunderlist 会教你用 Wunderlist 来做,大家都提供了近似同质化的服务。Wunderlist 里的笔记我们暂且不谈(不会真的有人拿 Wunderlist 当笔记用吧?),Evernote 的 GTD 功能真的是可有可无的鸡肋吗?
其实不然,GTD 工具着重的是『提醒』,而笔记软件着重的是『笔记』,这是由它们的出身决定的。
所以简单的提醒功能我会使用 GTD 工具去做,即便需要备注,写在下面就是了。
如果我需要记录很多复杂的文字和图像内容,那自然优先选择笔记软件完成,如果和这条笔记相关的事务需要在某个时间内完成那便顺路在笔记软件里设定了就是。
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至于购物清单什么的,爱用哪个用哪个,顺手就好。我的理解是这样的:对于零零散散的购物列表,会在不同时间慢慢加入,并在不同时间慢慢完成,那就用 GTD;对于一次性列表,比如这次去超市或者菜场的购物清单,比如下周去旅游的携带物品清单,会在一两个小时内全部标记完成,所以在笔记里用勾选框一行行列出清单,完成后一次性删除整张笔记比较方便。

所以我现在使用的 GTD、日历和笔记系统分别是:
iOS 自带『提醒事项』 feat. iCloud 同步
Calendars + iOS 自带『日历』 feat.微软 Hotmail 账户同步
Evernote feat.印象笔记同步
我还用 Wunderlist 把不需要标记特定时间完成的购物清单、想看的作品都做了列表,不知道哪天会不会想整合到别的地方去呢。

GTD, 日历和笔记》有1个想法

  1. 烈之斩

    Google系的GTD工具一直很混乱,一开始是推tasks,现在的主推应该是Keep了(虽然tasks还在,但是只能在gmail里启动,估计很快就要被抛弃)。另外在Google Now里也可以设置reminder…

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